GDL

ABSTRAK




Informasi merupakan suatu unsur yang penting di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Informasi dapat disampaikan dengan lisan atau tulisan dan biasanya untuk mengirimkan informasi dengan tulisan menggunakan suatu alat komunikasi yaitu surat. Purwanto (2003) mengemukakan bahwa surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. Menurut Sedarmayanti (2001) salah satu fungsi surat adalah sebagai sarana untuk memperpendek jarak sehingga informasi dapat tercapai. Penggunaan surat di suatu organisasi pun perlu mendapatkan penanganan yang khusus mengingat pentingnya surat bagi suatu organisasi. Penanganan surat pun dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu penanganan surat masuk dan penanganan surat keluar. Dengan adanya penanganan surat maka pengendalian surat masuk maupun surat keluar dalam suatu organisasi dapat terkontrol dengan baik. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Persuratan dan Kepegawaian PTNBR-BATAN Bandung menggunakan Buku Agenda dengan atas sentralisasi. Prosedur penanganan surat masuk dimulai dari penerimaan surat, pensortiran surat, penomoran surat, pemberian paraf dan tanggal, pembuatan lembar pengantar surat, pengagendaan surat, pendistribusian surat sampai dengan pengiriman surat. Namun, dalam pengiriman suratnya tidak menggunakan buku ekspedisi surat masuk. Prosedur penanganan surat keluar dimulai dari pembuatan konsep, persetujuan konsep, pemberian nomor surat dan pengagendaan surat keluar, pengetikan surat, pengecekan surat, penandatanganan surat, pengamplopan dan pembubuhan alamat yang dituju sampai dengan pengiriman surat. Untuk penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda seharusnya disertai dengan penggunaan buku ekspedisi surat masuk agar sesuai dan sebagai bukti pengiriman surat. Langkah-langkah dalam penanganan surat masuk juga sebaiknya dibenahi kernbali karena terlalu berbelit-belit sehingga dapat mempersulit dan membutuhkan banyak waktu dalam penanganannya. Solusinya adalah menyederhanakan langkah-langkah dalam menangani surat-surat yang masuk ke PTNBR-BATAN Bandung.

Give Comment ?#(0) | Bookmark