GDL

Making an Archives Destruction Application Based on Microsoft Access at Document Unit PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 2 Bandung

Tugas Akhir, 055 / 2022 / ABS
Undergraduate Theses from JBPTPPOLBAN / 2023-12-20 15:17:07
Oleh : 195211061 - Sindy Ayu Ristiani (sindy.ayu.abs19@polban.ac.id)
Dibuat : 2023-12-20, dengan 4 file

Keyword : Aplikasi, Pemusnahan Arsip, Microsoft Access.
Subjek : Application, Archives Destruction, Microsoft Access.

PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan perusahaan BUMN yang memiliki bisnis utama di bidang angkutan penumpang, angkutan barang, dan non angkutan serta membawahi beberapa anak perusahaan dengan bisnis yang bervariasi. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, arsip yang dihasilkan pun terus meningkat sehingga perlu dikelola oleh Unit Dokumen di setiap Wilayah Operasionalnya. Arsip sebagai sumber informasi hendaknya dikelola sesuai aturan dan masa berlakunya, misalnya dengan melakukan pemusnahan arsip. Namun, kegiatan tersebut belum pernah terealisasi pada Unit Dokumen PT KAI (Persero) Daop 2 Bandung. Hal tersebut mengakibatkan Gedung Arsip tidak lagi menerima penitipan arsip inaktif dari seluruh unit di Daop 2 Bandung. Keterbatasan SDM, sarana, hingga prasarana menjadi kendala dalam melaksanakan program tersebut dikarenakan banyaknya arsip yang ada dan proses penentuan masa retensi yang masih dilaksanakan secara manual. Solusi yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan tersebut adalah membuat aplikasi pemusnahan arsip. Aplikasi ini dibuat untuk mendukung terlaksananya pemusnahan arsip berdasarkan JRA perusahaan dengan bantuan Microsoft Access. Metode pengembangan sistem informasi yang digunakan yaitu metode waterfall dengan tahapan analisis, desain, pengodean, pengujian, dan pendukung. Untuk membentuk aplikasi pemusnahan arsip, dibuat tabel-tabel, relasi, kueri, formulir, hingga laporan pendukung. Laporan yang dihasilkan yaitu daftar arsip usul musnah, surat permohonan, riwayat persetujuan, surat pertimbangan, berita acara pemusnahan, lampiran berita acara, dan data arsip. Hasil uji coba dan wawancara menunjukkan bahwa aplikasi pemusnahan arsip mudah digunakan, memiliki respon cepat, serta memiliki tampilan menarik sehingga membantu kegiatan pemilahan arsip secara efektif dan efisien. Pengembangan lanjutan diperlukan di antaranya terkait penambahan fitur input sesuai klasifikasi, notifikasi, dan pembuatan aplikasi berbasis web.

Deskripsi Alternatif :

PT Kereta Api Indonesia (Persero) is a state-owned company carries its main business on passenger transportation, freight, and non-transportation, and also several subsidiaries in various business fields. Along with the development of the company, archives production will increase so it needs to be managed by the Document Unit in each Operational Area. Archives as a source of information, should be supervised according to the rules and validity period by destroying the archives. However, The Document Unit on PT KAI (Persero) Daop 2 Bandung has never done this. It caused inactive archives from all units is no longer be accepted in the Archives Building. Limited human resources, facilities, and infrastructure are obstacles to implementing the program due to many archives and the manual process of determining the retention period. The solution is to create an archive destruction application to support the archive destruction based on the company's retention list with Microsoft Access. The information system development method used is waterfall. The stages are research and requirement gathering, design, development, testing, and maintenance. To form this application, tables, relationships, queries, forms, and supporting reports are created. The reports created are a list of proposals for destruction, application letters, approval history, letters of consideration, minutes of destruction, attachments, and archival data. The results show this application is easy to use, responsive, and has an attractive interface so the archive sorting activities can be effective and efficient. Further development is needed regarding input features according to classification, notification, and the creation of web-based applications.

Beri Komentar ?#(0) | Bookmark

Properti	Nilai Properti
ID Publisher	JBPTPPOLBAN
Organisasi
Nama Kontak	Erlin Arvelina
Alamat	Jl. Trsn. Gegerkalong Hilir Ds. Ciwaruga
Kota	Bandung
Daerah	Jawa Barat
Negara	Indonesia
Telepon	022 201 3789 ext. 168, 169, 239
Fax	022 201 3889
E-mail Administrator	erlin.arvelina@polban.ac.id
E-mail CKO	erlin.arvelina@polban.ac.id